脱Excelのタイミングとは？ ―Excelでの社内情報共有に潜む3つの限界―

社内情報共有にExcelを使っていますか？

データ管理や社内共有の目的でExcelを活用している方は多いのではないでしょうか。
顧客管理や案件進捗管理、売上管理など、Excelで共通フォーマットを作れば、様々な情報の社内共有が可能になります。非常に便利なツールです。

 

これらの情報共有をExcelで行う最大のメリットは、Excelが社員のだれもにとっても使い慣れたツールである点です。
特段、使い方研修やレクチャーがなくても、社員みんなが共通的に理解でき、操作できる手軽さは大きなメリットと言えるでしょう。

 

しかし、残念ながら、ある一定の情報量を超えてくると、Excelによる社内共有・情報管理の限界が訪れます。
というのも、ExcelにはExcelの良さを活かせる作業とそうでないものがあるのです。

今回はExcelを用いた社内情報共有に潜む3つの限界と、脱Excelのタイミングについてご紹介していきます。

 

Excelで出来ること、不向きなこと

もはや、仕事を進める上でExcelは不可欠な存在と言っても過言ではないでしょう。
おそらく皆さんの中でも「表を作りたいからExcelを使おう。」「今回はテキスト中心の書類だからWordを使おう。」など、自身の思い描く完成イメージに合わせて、ソフトの使い分けをされていると思います。

Excelの持ち前の「良さ」を活かすためには、Excelが得意なこと・不向きなことを理解しておくことが大切です。

Excelは集計など、手のかかる細々とした業務を自動化し、業務効率化を実現してくれる一方、大容量のデータ処理やリアルタイムでの情報反映は苦手とします。

そのため、組織が立ち上がって数年のうちは、Excelでの社内情報共有や進捗管理に十分便利と感じていたのに、年を追うごとに社員や得意先が増えた結果、次第にExcelでの情報共有やデータ管理に使い勝手の悪さを感じる場面が増えてくる、ということはどの会社でも起こることです。

まさにこの瞬間こそ、脱Excelのタイミングです。
Excelでの管理・運用から、SFAやMAといった業務効率化ツールへ移行することをおすすめします。

 

現場で直面する3つの限界

脱Excelのタイミングについて、具体的に、現場で直面する3つの限界についてご紹介します。
これらに直面する場面が最近増えてきたな…とお感じであれば、ぜひ業務効率化ツールの導入を検討してみてください。

 

①同時編集という限界

一つ目の限界は同時編集です。
Excelは共有ファイルとして設定をしていても、一度に編集できるのは一人だけです。誰かが編集作業をしている場合、作業完了まで待つ必要があります。
もちろん、共有ブック機能を使って複数人で同時編集を行うこともできますが、例えば、AさんとBさんが同時に同じセルにデータ入力した場合、反映されるのはどちらか一方のみになってしまいます。入力したのに反映されていなかったということに、その場で気づくこともありますが、後々になってわかる、最悪の場合、ずっと気づかない…ということも起こり得ます。

 

②個人のExcelスキル差という限界

2つ目の限界はExcelスキル差という限界です。
Excelスキルと一言でいえども、かなり抽象的な表現です。まるで職人技のようにExcelを使いこなす方もいれば、もっぱら入力が専門で、関数やマクロはわからない方もいます。Excelスキルの個人差が何を引き起こすのかというと、Excelファイルが属人的な管理・運用になりやすいということです。
例えば、Excelが得意なAさんがマクロを活用した案件管理ファイルを作ったとしましょう。部署のメンバーは簡単な入力のみなので、現場に非常に重宝されるでしょう。しかし、組織改編でAさんが別の部署へ異動になった瞬間、そのExcelファイルを管理・運用できる人がおらず、軽微な入力欄変更も出来ずに、次第に使われなくなってしまう…こうして部署の貴重な蓄積データが、活用されることなくお蔵入りしてしまう事態に発展するのです。個々のスキル差が組織規模の問題にまで影響を及ぼすのです。

 

③検索性という限界

最後は検索性という限界です。
Excelでデータ管理をする場合、シンプルな一覧表として残すことだけを目的にしていることは少ないでしょう。多くの場合、ソート機能で抽出したり、降順・昇順で並び替えたりすることで、データの集計、時系列での変遷、規則性など、一覧データを別の形式に変更することで活用することが多いですよね。
社内共有フォーマットを作った経験がある方はわかるかと思いますが、どのようなフォーマットを作るかで、その後の検索性が大きく変わってきます。Excel上での検索は、入力項目や入力ルールをあらかじめ設定しておかなければ、検索性が低下してしまい、せっかく蓄積したデータを見落としたり、分析がしづらくなってしまいます。これから残そうとしているデータを将来的にどう活用したいかを事前に考え、入力項目を決めていく必要があります。
とはいえ、最初に完璧なフォーマットを作ることは至難の業です。実際にデータ分析の場面になってみて、どの情報が抜け落ちていたのか、より詳しく残すべき情報は何か…といった要・不要の判断がつくためです。

 

業務効率化ツールへの切り替え

これらのExcelにおける3つの限界感を解消するものが業務効率化ツールです。
顧客管理、案件管理、売上管理、商品管理等、それぞれの目的に合った様々な業務効率化ツールがサービス展開されています。

業務効率化ツールは、数々の企業における運用事例をもとにサービス開発・改良をされています。そのため、蓄積すべきデータが何かを明確に把握した上で、システム設計がされているのです。使い手側がいちいちデータの要・不要を判断することなく、決められた操作方法に従って入力していくだけで、最適な形でデータを蓄積していくことが出来ます。
また、入力されたデータ間の紐づけ作業も自動で行われるため、特別なスキルがなくとも分析結果を閲覧できる点も魅力の一つです。

Excelでの情報共有に限界を感じる場面が増えてきたな、とお感じであれば、ぜひ業務効率化ツールへの切り替えを検討してみてください。

 

おわりに

弊社は市場調査効率化ツールとして「フードデータ・コンテナ」の提供をしております。

・アプリを使って食品ラベルの写真を撮るだけで、商品情報を自動で文字データ化

・アプリ上で登録完了すると同時に、社内メンバーにリアルタイムで登録内容が共有

・過去データから商品名や原材料をキーワードに検索可能

 

データの収集・蓄積・活用までをスムーズにサポートするツールです。
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