ナレッジ共有から始める業務効率化
「ナレッジ共有」という言葉を聞いたことはありますか？
近年、ビジネスの場で用いられることが増えてきた用語です。
ナレッジ（knowledge）とは直訳すると「知識」「知見」を意味しますが、ここではもう少し広義なニュアンスとして、「業務経験」や「ノウハウ」、それらを通して獲得された「スキル」なども含めた意味あいを指しています。
ナレッジ共有とは、個々の社員が持っている知識や経験を個人の内に留めず、社員間や会社全体で戦略的に共有・活用することです。
これにより、企業全体の業務効率化を可能にしたり、競争力を向上させることができます。
この記事では、ナレッジ共有とその重要性について、ご紹介していきます。
成功事例の共有もナレッジ共有
あなたの会社では、成功事例の共有をしていますか？これもナレッジ共有の一つです。
社内での好事例を共有し、ヒントにすることで、更なる好事例創出の循環を生み出すことが目的です。
高い成果を上げる社員は、自身の過去の経験から成功事例を生み出すための勘所を押さえた行動をとっています。
「こういったケースにはこの提案をすると良い」
「この商品に対して反応がいい顧客ならば、この商品もフィットするはず」
このような発想や思考に基づく行動はまさにノウハウであり、これを組織内で共有することで、他の社員も再現し成果を上げることが可能になります。
日常業務こそ共有すべきナレッジの宝庫
もちろん、ナレッジ共有で共有すべきものは一部の社員の特別な成果だけではありません。むしろ、日常業務こそナレッジの宝庫です。
日々業務をこなしている社員一人一人のなかに、業務を行うことで獲得した知識や情報が蓄積されていきます。実はナレッジ共有で重要なのは、このような「現場の知恵」だったりします。
というのも、ノウハウと呼ばれるものの源泉は、日々の業務理解にあるからです。その業務を日々行っている担当者だからこそ、業務を深く理解しており、その理解に基づく仕事の進め方を確立していることこそ、会社の無形資産なのです。
ナレッジ共有の効果
では、ナレッジ共有はなぜ重要なのでしょうか。ナレッジ共有をすると以下の3つの効果があります。
①業務を効率化できる
過去の受注履歴や成功事例（時に失敗事例）を社内共有することで、業務の改善が出来ます。
特にベテラン社員のナレッジは、会社にとってのノウハウの塊を成すものです。ナレッジ共有により、経験年数に関係なく、どの社員も最適な工数と進め方で業務が進められるようになります。
業務を進めていくうえでの「勘所」は、多くの場合、一人一人が仕事を経験する中で「トライ＆エラー」により習得するものですが、ナレッジ共有がなされていれば、企業としてよりスピーディーに業務を進めることができます。
②属人的業務を減らせる
ナレッジを組織で共有できていると、人事異動などによる一時的な業務停滞を防ぐことが出来ます。属人的業務とは「特定の人にしかできない業務」を指しますが、問題はそのような業務の中にある「特定の人だけが把握している情報」です。ナレッジ共有とは、業務を行う上で必要となる情報も含めて共有された状態を生み出します。
③人材育成にも効果がある
ナレッジ共有が浸透している企業ほど、人材育成もスムーズに進めることが出来ます。
新入社員や中途入社者、新規異動者に何を伝えればよいのか、既に情報が整理されているため、わずかな時間の中でも、業務のコツを的確に伝達・継承していくことができます。
近年の厳しいビジネス環境下では、社員の人材育成に時間をかけるだけの余裕を持ちづらいでしょう。特に、成長にもスピードが求められるため、本人によるトライ＆エラーを見守る時間的な余裕を持ちにくい環境と言えます。
ナレッジ共有により、1日も早く社員が活躍してくれる日を迎えることは、会社にとっても、本人のキャリア形成にとっても、大きなメリットがあると言えます。
ナレッジ共有の事例とポイント
では、実際に社内で取り組めるナレッジ共有の事例をいくつかご紹介します。
・マニュアル作成
既に属人化業務として思い当たるものがあれば、まずはその業務のマニュアルを作成すると良いでしょう。
現担当者にまずはマニュアルを作ってもらいます。最初から完璧に作成せずとも大丈夫です。まずは必要最低限の項目から作り上げていきます。
大切なのは、マニュアルの作成方法よりも運用方法です。ポイントは、作ったら作ったままにしないことです。
おすすめはマニュアルをOJT教材として使用することです。OJTで使用すると、内容も定期的にブラッシュアップされます。業務未経験者にマニュアルを用いながら説明することで、残すべきノウハウは何かを整理することもできます。定期的な更新により、業務担当者が導き出した最適な業務の進め方がしっかりと共有されるのです。
・提案書を社内で共有
例えば、営業部でしたら、得意先への提案書を社内共有フォルダに保存するという取り組みもできるでしょう。
ただし、ここで一つ工夫をします。ファイル名の付け方にルールを設けるのです。
「20210426_〇〇食品社_〇〇店販促企画提案_東京営業部2G 山田」のように、「日付_提案先企業名_提案書タイトル_担当者名」という保存時のルールを設けるだけで、あとから閲覧する際、求めている情報に誰もがたどり着きやすくなります。また、担当者名も併せて記載しておくことで、当時の担当者に詳しい話を聞くことも可能になり、より深いナレッジ共有のきっかけとなります。
ナレッジ共有にあたり、共有しやすい環境づくりが大切です。
ただ、「共有しやすい」とは、共有のための場所やツールを準備するだけでなく、誰もが見やすく、情報を見つけやすい環境を整えることでもあるのです。
・特定業務の方法を統一する
全社や部内で社員が共通的に行っている業務があれば、その方法を統一することもナレッジ共有に有効です。
例えば、食品業界において日々行っている現場社員の市場調査。
経験年数によって調査方法や記録の残し方が異なったりしていませんか。市場調査は経験年数に応じて「目の付け所」が変化するため、調査情報のムラが生じやすくなります。
このような場合は、実食調査の評価項目を揃え、記録用のフォーマットを社内で統一することで、情報のムラが生じにくくなります。
また、ナレッジ共有として、他の社員の調査記録を閲覧することで、「コメントにはこのような内容を残すと良いのか」「味の評価もこうやって書くと読み返した時にわかりやすい」といった気づきにも繋がります。書き方そのものもナレッジとなるため、共有により調査視点が養われます。
おわりに
いくつかナレッジ共有の事例とポイントをご紹介してきましたが、ナレッジ共有の第一歩はほんの些細な情報共有を丁寧に行っていくことから始まります。
そして、「ナレッジ共有」の重要性を一人一人の社員がしっかり意識できていることで、スムーズに取り組みが根付きます。
ぜひあなたの会社でもナレッジ共有の第一歩に取り組んでみてください。
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